專才見工 HR自爆內部人事衝突 請人變趕客錯失人才專家分享4大面試官應有禮儀
發佈時間：18:17 2024-04-13
疫後不少企業重新招聘，填補早前缺失的人手。工作機會雖多，但隨著近年香港人力資源市場上逐漸轉為求職者主導，加上公司間人才競爭激烈，不少僱主及負責招募的人力資源從業員（HR）慨嘆請人不容易。要成功招聘搶人才，HR及面試官的行為和態度都是關鍵因素，否則有機會令求職者打消入職念頭。專家指，作為一名專業的面試官需要注意職場禮儀，盡量避免做出嚇退求職者的行為。
HR雖然未至於掌握求職者「生死」大權，但也對於求職者最終會否加入應徵公司有莫大影響。有求職者將CV投到理想企業，卻被該公司的HR勸退。盈力僱員服務顧問高級經理吳慧琪向《星島頭條》分享一個個案。
事主是一名專業人士，因為個人事業發展而計劃轉職，他的出色履歷很快獲多間公司垂青。日前，事主到一間公司面試。當他進入面試室時，先被兩名HR職員上下打量一番，後來兩位HR互相點頭微笑，似是不滿意他當日的衣著。
當被問及轉職的原因，事主直言欣賞這公司的規模和信譽，相信是更能讓自己發揮所長的地方。HR職員此刻卻向事主澄清，外間以為公司穩定和人性化，事實上公司面對全球經濟環境轉差，正計劃縮減開支，包括削減員工福利和培訓預算。HR更分享自己的所見所聞，透露事主想應徵的部門內部人事衝突 ，笑言要跟面試者坦誠溝通，才能讓人無悔加入這個大家庭。最終事主得到了Offer，但他沒選擇加入這公司。
在面試過程中，面試官的角色除為公司揀「對的人」外，也代表著公司的形象。所謂「你揀人，人揀你」，面試官也擔當主持人的角色，負責搜集資訊、控制場面和確保流程暢順。事主被上下打量已有不被尊重的感覺，而可能HR以為「先小人後君子」就可以令事主感到公司的真誠。HR原意或許是好，卻被他們的面試manner破壞了公司搶人才的計劃。
4大面試官應有禮儀
1.尊重又不張揚的觀察
其實應徵者一入公司已經開展了評核過程，面試官會留意應徵者的時間觀念、儀容、溝通、即時反應等。面試官宜把目光放遠一點來整體觀察，避免對他人近距離上下打量。面試期間，切忌盯著應徵者，宜邊看履歷邊眼神接觸，表現對他的興趣，期間點頭表示正在聆聽中，以表尊重。
2.嚴肅又不失禮的微笑
曾有HR職員為了確保面試過程輕鬆，竟刻意準備了「爛gag」帶動氣氛，最終落選的應徵者在網上討論區批評「呢家公司無厘正經，入咗去都唔慌做得長…...」職場面試是嚴肅的，若要營造輕鬆的氣氛，也不能走向另一極端。面試官過程中保持微笑和禮貌地發問已足夠增加親和力。
3.真誠又不批判的談吐
面試官以為坦白說出他們對公司狀況的認知，才能引導應徵者真情對話。其實坦誠相待不等於要表達對公司的看法，況且公司的政策對不同持份者可以有不同的解讀，面試官不宜批判應徵者的看法，說公司壞話。因此，當應徵者表達欣賞公司和期望發揮自己，面試官即使覺得公司的狀況未如其所想，也無需反駁，只需要點頭回應「原來如此…...」便可以。
4.流暢又不敷愆的結尾
作為面試官，應該準備好議程和時限，讓過程流暢。曾有打工仔表示最難聽的面試結尾句是「你返去等消息啦！」這句狗血劇集對白被HR抄襲了多年，其實並非得體的結尾句，可以說「面試已經完成，我地會於兩星期內通知成功的面試者，多謝你今日參與。」
平衡理性感性 展現專業特質
對面試官而言，面試過程最重要的4大步驟有「提問」、「傾聽」、「判斷」及「記錄」，同時應控制面試的進程與節奏，注意時間的分配。假如被問及一些難應付的問題，HR或面試官亦要得體地作出回應，展現面試官的專業特質。
處境一：應徵者問公司有甚麼家庭友善政策，事實上公司未有此政策。
忌：不要靠「老作」來挽留人，當應徵者入職後發現HR開了空頭支票，員工會失去對公司的信任。
宜：表達公司的良好立場，再把焦點放在公司其他相關的活動上。
回應：「雖然仍未訂立一套完整的家庭友善政策，但公司重視員工的工作與生活平衡，經常舉辦不同的午餐講座，包括人際溝通… 」
處境二：應徵者問及內部晉升機會，但該職位其實沒有晉升階梯。
忌：不宜直接稱沒有，這會讓人認為入職後無前途。
宜：表達公司的良好立場，把焦點放在個人發展和成長上。
回應：「我們非常重視員工的職業發展，公司會提供內部培訓和專業發展計劃，以幫助員工成長和進步…」
處境三：應徵者問及公司的工作氣氛和文化，但公司經常出現溝通問題和人事衝突、員工士氣低落。
忌：HR無需要分享所見所聞，因為這都涉及個人主觀看法。
宜：公司的使命和願景其實就是反映公司的文化和目標，就把它讀出來吧！
回應：「我們公司致力成為…，我們重視…」
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